L’avvento dell’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica ha portato con sé una serie di importanti cambiamenti. Uno riguarda la necessità per le aziende di munirsi di un programma di conservazione della fattura elettronica. Non è più consentito infatti archiviare tali documenti tramite una copia cartacea, le fatture elettroniche si devono conservare nel formato previsto dalla legge, ossia XML.
Cos’è una fattura elettronica
Ormai dal 1° gennaio 2019 la maggior parte delle aziende ha l’obbligo di utilizzare esclusivamente fatture elettroniche, sia per quanto riguarda quelle emesse, sia per quelle ricevute dai fornitori. Per praticità ancora oggi c’è chi stampa una copia cartacea delle fatture, ad esempio per mostrarle a un cliente o per poter verificare di aver compilato il documento in modo corretto. Una fattura elettronica però non ha valore in copia cartacea, si tratta infatti un documento digitale in uno specifico formato, che permette di non modificarlo in alcun modo. Per la conservazione della fattura elettronica ci si deve quindi munire di strumenti diversi da quelli utilizzati in passato.
Come si conserva una fattura
Le vecchie fatture, quelle prodotte prima dell’obbligo di utilizzo della fatturazione elettronica, dovevano essere conservate almeno con una copia cartacea se emesse, in originale se ricevute da un fornitore. È facile comprendere che in un lasso di tempo così lungo un’azienda, seppur piccola, si può trovare a dover conservare grandi moli di documenti. A tale scopo si usavano appositi faldoni, contenuti in armadi che occupavano una quantità sensibile dello spazio di un ufficio per la contabilità. Le fatture elettroniche invece si devono conservare nel formato originale, in modo che sia sempre possibile controllare i dati che contengono. Il formato XML infatti garantisce la non modificabilità delle fatture elettroniche.
Immagazzinare le fatture in formato XML
Oggi i programmi per la gestione del processo di fatturazione sono in grado di svolgere tutti i compiti coinvolti in tale processo. Si tratta di software che permettono di emettere le fatture, di inviarle al sistema di interscambio, di controllarne lo stato e il pagamento e di conservarle nel formato previsto dalla legge. Questo ovviamente solo se si utilizza in azienda un software che sia in grado di eseguire tutti questi compiti, compresa la conservazione della fattura elettronica. Con questo tipo di programmi utilizzare la fatturazione elettronica diviene un vero e proprio vantaggio. In quanto diminuisce i tempi di ogni singola fase del processo, evita errori o anche che il cliente non riceva il documento, permette di controllare eventuali ritardi nel pagamento e consente anche di conservare tutte le fatture. Ci sono programmi che a tale scopo sono in grado anche di acquisire dal Sistema di Interscambio le fatture ricevute dai fornitori, in modo da avere un archivio completo di tutte le fatture di ogni singola impresa. I file si possono poi salvare sul server aziendale, anche se spesso si predilige il cloud, uno spazio privato ma condivisibile, a cui si può accedere da qualsiasi connessione alla rete.
